Troms og Finnmark fylkeskommune følger DIFI-standard for elektronisk faktura. Faktura som bryter med retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt.

• Er du leverandør til fylkeskommunen fakturerer du oss med e-faktura i standarden elektronisk handelsformat (EHF) til:
  Elektronisk fakturaadresse: 9908:922420866
  Aksesspunkt: Visma
• Fra utenlandske leverandører stiller vi krav om at faktura skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS.
• Faktura må inneholde følgende adresseopplysning:
  Troms og Finnmark fylkeskommune
  (Navn på enhet/avdeling i fylkeskommunen)
  Postboks 701
  9815 VADSØ

Troms og Finnmark fylkeskommune har følgende retningslinjer for bestillinger/faktura:

• Vi har betalingsfrist på 30 dager fra fakturadato som avtalestandard. Andre betalingsfrister avtales særskilt.
• I de tilfeller vi ikke har mottatt e-faktura/fakturamottaket er forsinket, skal eventuelt krav om renter/gebyr dokumenteres med leveringskvittering fra virksomhetens aksesspunkt (EHF-fakturautsteder) som opplyser om dato og tidspunkt for fakturautsendelse.
• Fylkeskommunen godtar som hovedregel ikke samlefaktura.
• Kreditnotaer betales ikke ut, men avregnes på reskontro (trekkes fra senere faktura).
• Purringer/inkassovarsler leveres på epost faktura@tffk.no
• Faktura som ikke er sendt elektronisk og som ikke oppfyller våre retningslinjer for fakturamottak blir ikke betalt. Leverandør må da sende korrekt faktura med ny dato og forfall.
• Ved feil, reklamasjon, erstatning eller prisavslag skal leverandør kreditere hele fakturabeløpet og sende ny korrekt faktura. Fylkeskommunen skal ikke delkrediteres.
• Generelle krav til hvilke andre opplysninger leverandører må ha med i faktura til fylkeskommunen fremgår av Bokføringsforskriftens § 5-1. Les paragraf 5-1 i Bokføringsforskriften her. Også Altinn beskriver hva en faktura (salgsdokumentasjon) må inneholde her.
• Faktura fra utenlandske leverandører må i tillegg til de generelle kravene inneholde:
  - IBAN og BIC (swift)-koder
  - Opplysninger om betalingsvaluta

Faktura/kreditnota/purring/inkassovarsel til Troms og Finnmark fylkeskommune må merkes slik:

• Telefon og epost til kontaktperson hos leverandør
• Navn på bestiller og avdeling/seksjon i fylkeskommunen
• Referanse til bestillende enhet i fylkeskommunen. Referansen består av 5 (fem) siffer. Referansen skal stå i fakturafeltet Deres ref. / Kjøpers Referanse (I EHF feltet <BuyerReference>). Bruk kun numerisk referanse/la de 5 (fem) sifrene stå helt alene i fakturafeltet. Referansen oppgis av bestiller/fremgår av bestillingen.
  NB: Strømleverandører bes ta kontakt med oss da andre regler for fakturamerking gjelder
• Kreditnota må henvise til hvilket fakturanummer den gjelder
• Purring/inkassovarsel må referere til opprinnelig fakturanummer

Oversikten over enheter og referanser kan oversendes på e-post ved forespørsel. Send forespørsel til regnskap@tffk.no.

• De fleste økonomisystemer kan lage, sende og motta EHF faktura. Kontakt din leverandør av økonomisystem og spør om hvordan ditt system kan sende/motta EHF faktura.
• Bedriftsnettbank kan lage, sende og motta EHF faktura. Har din virksomhet en bedriftsnettbank, så kan banken sende og motta EHF faktura.
• Virksomheter som ikke har et eget system for å kunne sende fakturaer i EHF kan benytte seg av web-fakturaportaler. I en web-fakturaportal skriver du inn alle dine fakturaopplysninger og fakturaen blir sendt til mottaker. Web-fakturaportal egner seg best for leverandører som skal sende 1-3 fakturaer pr. år og ikke har et eget økonomisystem eller nettbank bedrift.

Dersom du har spørsmål om faktura til Troms og Finnmark fylkeskommune kan du kontakte regnskapsseksjonen.
Send e-post til faktura@tffk.no