Fylkeskommunen benytter Visma InSchool som skoleadministrativt system.

Her er informasjon om elevens personalia registrert:

• Fullt navn
• Fødselsnummer
• Adresse
• Foresattes navn, adresse, telefonnummer og e-post
• Utdanningsløp
• Skoletilhørighet
• Klassetilhørighet
• Fag- og undervisningsgrupper
• Fravær inkl. merknader
• Prøveplan og registrering av underveisvurderinger
• Karakterer inkl. merknader
• Eksamensresultater
• Peker til bildefil
• Elev/studentbevis
• Søknader og svarbrev/vedtak om klager, fritak, godkjenning av tidligere beståtte fag, NUS eksamensrettigheter, særskilt tilrettelegging ved eksamen, fratrekk av fravær m.m.
• Offisiell kommunikasjon mellom skole og hjem via systemmeldinger, SMS og SvarUT/eDialog(fra jan.2022)
• All informasjon om elevene lagres i Visma InSchool i 5år og deretter overføres fylkeskommunens arkivsystem.

Visma InSchool fungerer som base for eksport av data til andre systemer som benyttes for å organisere videregående opplæring. Tilgang til Visma Inshool er gitt til alle elever og foresatte til elever under 18år*, ansatte på skolene og ansatte i fylkesadministrasjonen med ansvar for utdanning.

*Elever over 18år kan gi tilgang til sine foresatte ved å søke om det til sin skole.

Fylkeskommunen benytter Active Directory som påloggingstjeneste. AD inneholder blant annet brukerkontoer, datamaskiner og grupper som gjør det mulig å benytte fylkeskommunes nettverk og datasystemer.

Brukerdata oppbevares så lenge man er elev ved en skole i fylkeskommunen.

Brukeren stenges ved skoleslutt, og kontoen slettes et år etter at eleven er ferdig med opplæringen ved skolen.

Tilgang er begrenset til ansatte i fylkesadministrasjonen med ansvar for drift og vedlikehold av systemet.

Felles Elektronisk IDEntitet - er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Majoriteten av alle læringsressurser/programmer som elevene benytter i forbindelse med videregående opplæring har Feide-innlogging.

Ved å logge inn via Feide innsyn får du oversikt over alle læringsressurser/programmer, og hvilke opplysninger som utveksles mellom vertsorganisasjon og tjenestene. I så måte ber fylkeskommunen om at elevene benytter Feide innlogging for alle læringsressurser/programmer hvor dette er tilgjengelig.

VIGO-BAS er et samarbeid mellom fylkeskommunene om en løsning for identitetsforvaltning basert på Microsoft Identity Manager.

VIGO BAS benyttes for å hente ut lister med brukernavn og førstegangspassord til elevene. Fødselsnummer og brukernavn blir etter krav fra Feide lagret for å sikre at brukernavn forblir unike.

Brukerdata oppbevares så lenge man er elev ved en skole i fylkeskommunen. Brukeren slettes et år etter at eleven er ferdig med opplæringen ved skolen.

Tilgang er begrenset til administrativt personell ved skolene og ansatte i fylkesadministrasjonen med ansvar for drift og vedlikehold av systemet.

Ephorus er et digitalt verktøy for plagiatkontroll i videregående opplæring. Lærerne i faget der dokumentet er sendt inn til plagiatkontroll, skolens administrator og systemadministrator har tilgang til resultatet.

Ephorus er en lukket database. Ved innsending av et dokument til plagiatkontroll inne i læringsplattformen får den enkelte elev en unik og usynlig identitet knyttet til sitt navn. Elevens navn vil derfor aldri bli synlig for andre brukere av Ephorus.

Verktøyet kan ikke benyttes som søkemotor og forfatter av dokument kan ikke søkes opp. Det er viktig å huske at dersom det er skrevet et navn inne i teksten som sendes til Ephorus, vil dette navnet lagres som en del av dokumentet og blir dermed også søkbart.

Fylkeskommunen benytter F-Skyss som system for administrasjon av skoleskyssordningen i fylket. Følgende data blir lagret i skoleskyssdatabasen:

• Navn
• Fødselsnummer
• Adresse
• Foresatt - navn, adresse og telefonnummer
• Skoletilhørighet
• Bildefil
• Søknadsgrunnlag

Systemet er laget slik at elevene kun skal behøve å søke om skoleskyss en gang. Dette betyr at dataene potensielt blir liggende i systemet fra eleven begynner i 1. klasse på grunnskolen og er ferdig med videregående opplæring. Søknader og vedtak blir lagret i elevens mappe i Public360. Tilgang er begrenset til ansatte i fylkesadministrasjonen med ansvar for drift og vedlikehold av systemet.

Her finner du mer informasjon om skoleskyssordningen

It's learning er en digital læringsplattform hvor lærer og elev/grupper kan samhandle. Dette er et verktøy for informasjon, undervisningsplanlegging, organisering av læringsstoff, innleveringer og arbeidsoppgaver, tilbakemeldinger, samarbeid og vurderinger. Plattformen har FEIDE-pålogging.

It's learning omfatter opplysninger om deg som bruker, om emnet du går på, og om hva du gjør i læringsplattformen. En del av disse opplysningene er importert fra administrative systemer for å kunne opprette «klasserommene» med lærere og elever. En annen del av opplysningene er et resultat av dine egne aktiviteter i et rom. Det lagres ikke sensitive personopplysninger i It's learning.

Fylkeskommunen benytter Mikromarc som system for bibliotekstjenesten. Her lagres opplysninger som:

• Navn
• Fødselsdato
• Post- og mail adresse
• Telefonnummer
• Skoleklasse
• Utlånshistorikk

Tilgang er begrenset til ansatte ved bibliotekene i fylket.

Fylkeskommunen benytter Public360 som saksbehandler- og arkivsystem. For hver elev som begynner i videregående opplæring opprettes en egen mappe i systemet. Rett-i-mappa er en løsning som automatisk arkiverer elevdokumenter fra Sats skole, Hypernet og Vigo til arkivsystemet Public 360.

Eksempel på denne typen dokumentasjon er vitnemål, kompetansebevis, enkeltvedtak, søknader, varselbrev og redegjørelser som er utarbeidet i forbindelse med klagesaker.

Elevenes mappe med tilhørende dokumenter blir lagret i sikker sone i Public360. Sikker sone krever ekstra verifisering utover ordinær innlogging, og tilgang begrenset til personer med særlige tjenstlige behov ved den enkelte skole og i sentraladministrasjonen.

Visma Enterprise benyttes til utfakturering. Følgende persondata overføres fra SATS til kunderegisteret i Visma Enterprise:

• Fødselsnummer
• Navn
• Adresse
• Postnummer
• Skole
• PC-type

Vigo er den nasjonale portalen for å søke videregående skole og formidling til læreplass i bedrift. I tillegg til søknader, blir det i portalen registrert fødsels- og personnummer, navn, telefon, adresseopplysninger. Det blir også hentet inn karakterer fra grunnskolen og videregående skole til bruk i søknadsbehandlingen. 

For inntak til Vg1 benyttes karakterer fra grunnskolen. For inntak til Vg2 og Vg3 benyttes karakterer fra videregående skole. Opplysninger om karakterer og fravær blir gjort tilgjengelig for den skolen eleven blir tatt inn på. Når en elev begynner i videregående opplæring blir det lagret opplysninger om hvilke programområder og fag en følger, karakterer og fravær.

Dersom en søker om opplæring i bedrift blir opplysninger om karakterer og fravær gjort tilgjengelig for aktuelle opplæringsbedrifter.

Fylkeskommunen har ansvar for å rapportere data om videregående opplæring til sentrale myndigheter.

Statens Lånekasse for utdanning bruker elevens telefonnummer til å sende ut informasjon om retten til stipend ved bekreftet inntak.

Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk.

I løpet av opplæringstiden og etter avsluttet videregående opplæring overføres informasjon om elever til en rekke registre. Eksempler er PAS/PGS (gjennomføring av eksamen), Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå (SSB).

På grunn av sikkerhetsmessige hensyn logges brukeres aktiviteter. All tilkobling og forsøk på tilkobling til nettverket og datasystemer registreres. Videre registreres alle oppkoblinger mot websider, servere osv. Alle fagsystemer har alminnelige sikkerhetslogger aktivert. Dette inkluderer også transaksjonslogger, der dette er aktuelt.

Aktivitetslogger er kun tilgjengelige for administratorer, og benyttes kun for administrasjon av systemene. Loggene brukes ikke til generell overvåking eller oppfølging av enkeltbrukeres aktiviteter.

Logger utleveres til politiet i etterforskingsøyemed.

Der det er aktuelt, for eksempel for nettverkstrafikk, benyttes anonymiserte data til statistikk.

Vedrørende oppbevaring er fylkeskommunen pliktig til å følge arkivloven som blant annet presiserer at vi skal bevare rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Videre er forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-28, som beskriver hvilket materiale som skal langtidsbevares i forbindelse med videregående opplæring, retningsgivende for praksis i fylkeskommunen.

Etter endt opplæring er fylkeskommunen ansvarlig for å oppbevare opplysninger om karakterer, fag, fravær og lignende i forbindelse med utskrift av dokumentasjon (vitnemål, fag-/svennebrev og kompetansebevis) jf. forskrift til opplæringslova kapittel 3. individuell vurdering i grunnskolen og i videregående opplæring VI. dokumentasjon.

Her er det blant annet spesifisert (§ 3-38) at dersom dokumentasjon går tapt, skal det skrives ut ny dokumentasjon. Dette innebærer at dersom tidligere elever, lærlinger eller privatister mister eller på annen måte har tapt tidligere utskrevet dokumentasjon, skal fylkeskommunen kunne skrive ut ny. I denne forbindelse er det nødvendig å oppbevare tidligere nevnte opplysninger.

Videre har fylkeskommunen ansvar for å avklare rett og eventuelt gi videregående opplæring, uavhengig av søkers alder jf. opplæringslova kap. 3 og 4A. I så måte er informasjon om tidligere oppnådd kompetanse i videregående opplæring nødvendig å bevare. Etter forvaltningsloven skal fylkeskommunen ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.