Vedrørende oppbevaring er fylkeskommunen pliktig til å følge arkivloven som blant annet presiserer at vi skal bevare rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Videre er forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-28, som beskriver hvilket materiale som skal langtidsbevares i forbindelse med videregående opplæring, retningsgivende for praksis i fylkeskommunen.
Etter endt opplæring er fylkeskommunen ansvarlig for å oppbevare opplysninger om karakterer, fag, fravær og lignende i forbindelse med utskrift av dokumentasjon (vitnemål, fag-/svennebrev og kompetansebevis) jf. forskrift til opplæringslova kapittel 3. individuell vurdering i grunnskolen og i videregående opplæring VI. dokumentasjon.
Her er det blant annet spesifisert (§ 3-38) at dersom dokumentasjon går tapt, skal det skrives ut ny dokumentasjon. Dette innebærer at dersom tidligere elever, lærlinger eller privatister mister eller på annen måte har tapt tidligere utskrevet dokumentasjon, skal fylkeskommunen kunne skrive ut ny. I denne forbindelse er det nødvendig å oppbevare tidligere nevnte opplysninger.
Videre har fylkeskommunen ansvar for å avklare rett og eventuelt gi videregående opplæring, uavhengig av søkers alder jf. opplæringslova kap. 3 og 4A. I så måte er informasjon om tidligere oppnådd kompetanse i videregående opplæring nødvendig å bevare. Etter forvaltningsloven skal fylkeskommunen ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.